【テンプレートあり】プライバシーポリシーの書き方と必要な項目

オンラインでサービスや商品を提供するとき、実はとても大切なのが「プライバシーポリシー」です。
お問い合わせフォームや申し込みフォーム、メルマガ登録など、お客様の個人情報を預かる場面は意外と多くあります。
この記事では、初心者さんでも安心して整えられる「プライバシーポリシーの書き方」を、具体例を交えながらやさしく解説します。

プライバシーポリシーってなに？なぜ必要なの？

プライバシーポリシーとは、お客様から預かった個人情報（氏名・メールアドレス・住所など）を、どのように取り扱うのかを明記するルールのことです。

オンライン講座の受講者情報、商品購入時の配送先、お問い合わせフォームから送られた連絡先情報、メルマガ登録で得たアドレス──

私たちがオンラインで活動する中では、意外と多くの場面でお客様の個人情報を受け取ることになります。

そのため、プライバシーポリシーは、すべてのサイト運営者にとって欠かせないものです。
法律上も、個人情報を取り扱う事業者にはプライバシーポリシーの作成・公開が義務付けられています。

さらに、「このサイトは個人情報をちゃんと守ってくれる」という安心感を、お客様に与えるための信頼の証でもあります。
これからサービスや商品を届けていきたいと思うなら、しっかり整えておきたい基本中の基本です。

誰がプライバシーポリシーを作成しなければいけないの？

プライバシーポリシーは、特別な企業や大規模なサイトだけが必要なものではありません。
商品やサービス、講座を販売している人はもちろん、問い合わせフォームやメルマガ登録フォームを設置している人にも必須です。

たとえば、こんな方が対象になります

• 自分の商品・サービス・講座を販売している
• お問い合わせフォームをサイトに設置している
• メルマガやLINE公式アカウントへの登録フォームを使っている

「お客様の個人情報を受け取るなら、個人・法人を問わず、誰でもプライバシーポリシーが必要」ということです。

「まだ商品が売れていないから大丈夫かな…」と考えてしまいがちですが、
情報を集める仕組みがある時点で、サイト運営者としての責任が発生していると考えたほうが安心です。

プライバシーポリシーに書くべき基本項目

収集する個人情報の内容

まずは、どんな情報を収集するのかを明記します。
たとえば、お客様がサービス申込やお問い合わせをする際に、氏名・住所・電話番号・メールアドレス・決済情報などを提供してもらうことになります。これらは「個人情報」として扱われます。

ここでは、「どんな情報を預かりますよ」という内容をはっきり書いておくのがポイントです。

個人情報の利用目的

次に、その個人情報を「何に使うのか」を具体的に書きます。
たとえば、商品やサービスの提供、問い合わせ対応、本人確認、メールでの連絡、各種ご案内などが該当します。

できるだけ用途は明確に書くことが大切です。
「サービス提供のため」「お問い合わせ対応のため」など、難しく考えず、実際にどう使うのかをそのまま記載すればOKです。

第三者提供について

お客様の個人情報を、他の会社や個人に勝手に渡すことはありません。
そのため、通常は「法令に基づく場合を除き、第三者に提供しません」と書いておきます。

ここは、プライバシー保護への誠実な姿勢を示す重要な部分になります。

個人情報の管理方法

預かった個人情報は、安全に管理することが求められます。
たとえば、パスワード管理やセキュリティ対策、不正アクセス防止、外部への流出防止などが該当します。

この部分は「安全に管理します」「適切に保管します」などの表現で、管理体制の基本姿勢を伝えましょう。

cookieやアクセス解析の利用について

Googleアナリティクスなどのアクセス解析ツールを利用している場合は、その旨も記載しておく必要があります。
「Cookieを利用して匿名でデータを収集していますが、個人を特定する情報は含まれていません」など、利用内容と匿名性を説明しておくと、読み手も安心します。

お問い合わせ窓口

万が一、内容について確認したい場合や訂正・削除依頼があった場合に備えて、連絡先（メールアドレスまたは問い合わせフォーム）を明記します。

電話対応は行わなくても問題ありません。普段やりとりしているメールアドレスや公式の問い合わせフォームへの案内で大丈夫です。

書き方のコツと注意点

プライバシーポリシーというと、なんとなく「法律的で難しそう…」というイメージを持つ方も多いかもしれません。
でも実は、専門的な法律用語を並べる必要はありません。

大切なのは、わかりやすく・誠実に・読み手に安心感が伝わるように書くことです。
たとえば「どんな個人情報を集めるのか」「何に使うのか」など、普段の言葉で整理すれば大丈夫です。

さらに、自分のサービスだけでなく、利用している外部サービスについてもきちんと記載しておくのが安心です。
たとえば、

• Googleアナリティクスを利用してアクセス解析を行っている
• 決済代行サービス（Stripe、PayPalなど）を利用している
• メルマガ配信スタンドを使っている

こうした外部サービスの利用がある場合は、その旨も簡単に明記しておくと親切です。

そして最後に、今後ルールやサービス内容が変わった場合に備えて「本ポリシーは必要に応じて変更する場合があります」と一文入れておくと、後々の運営もスムーズになります。

URLは「/privacy-policy」でOK

プライバシーポリシーのページURLは、シンプルでわかりやすくするのが基本です。
よく使われるのは、以下のような形です。

• https://あなたのドメイン名/privacy-policy

長いURLにする必要はなく、英語表記でも問題ありません。
URLもわかりやすさが信頼感につながります。

プライバシーポリシーの文例

プライバシーポリシーはどこに設置すればいいの？

フッターに常時表示するのが基本

プライバシーポリシーは、いつでもお客様が確認できる場所に表示しておくことが大切です。
そのため、多くのサイトではサイトの一番下にある「フッター」に常時リンクを設置するのが一般的です。

フッターに設置しておくことで、サイト内のどのページを見ていても、すぐにプライバシーポリシーを確認してもらうことができます。
これは法律面でも、信頼性の面でもしっかり対応できる方法です。

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利用規約や特商法ページと並べて設置すると信頼感UP

プライバシーポリシーは、他の重要な法令ページとセットで表示しておくと、サイト全体の信頼感がさらに高まります。

たとえば、

• 特定商取引法に基づく表記（特商法ページ）
• 利用規約
• プライバシーポリシー

この3つをフッター内に並べて設置しておくと、お客様にとっても「きちんと整えられているサイト」という安心感を持ってもらいやすくなります。

まとめ

プライバシーポリシーは、お客様に安心して申し込んでもらうための信頼の土台です。
事前に整えておくことで、自信を持ってサービスを提供できるようになります。
難しく考えすぎず、必要な項目を誠実にわかりやすく書くことが大切です。
ぜひ、この記事を参考に、あなたのサイトにもプライバシーポリシーを準備しておきましょう。

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PC1台からスタートした起業生活は、今年で20周年を迎えました。2023年よりCanva公式クリエイターとして大好きなWEBデザインに本格的に携わるようになり、“デザインの力で、想いを届ける”ことの面白さと奥深さに惹かれ、2024年より、女性起業家をサポートするサービスをスタート。 SNS×WEBサイトの掛け算ブランディングで、 「売る」ための発信ではなく、「伝わる」から選ばれる仕組みづくりを構築。 あなたの“らしさ”を言葉とデザインで丁寧に形にし、理想のお客様にしっかり届く“わたしのしごとサイト”を一緒に創っていきます。